Van leiderschap naar toezicht: doen we het juiste?

Tijdens de ‘Friday Breakfast Session' deelde Ed van der Sande (Partner Leadership Practice) in een presentatie zijn inzichten over boardroomdynamiek, intervisie & reflectie en de RvC als team. Van zijn uitnodiging om tussendoor vragen te stellen en eigen inzichten te delen werd goed gebruik gemaakt door de aanwezigen: een diverse groep bestaande uit zowel (ervaren) commissarissen als leiders die de stap naar toezichthouder overwegen.

Toezicht is meer dan compliance

In opleidingen voor commissarissen ligt veel nadruk op de rol, verantwoordelijkheden en wet- en regelgeving, terwijl de focus volgens Van der Sande veel meer zou moeten liggen op boardroomdynamiek en intervisie & reflectie. ‘Toezichthouders besteden daar te weinig tijd aan, terwijl het de basis is om succesvol te zijn’, aldus Van der Sande. Hij baseert zich daarbij op onderzoek en de zelfevaluaties die hij regelmatig begeleidt.

Wat elke RvC herkent

Vanuit ervaring deelt Van der Sande een vijftal punten die opvallen bij elke RvC of RvT die hij begeleidt. Als eerste is de link met de activiteiten essentieel. Het is belangrijk tijd te steken in het leren kennen van de organisatie, maar in de praktijk slokt dit te veel tijd op tijdens de vergaderingen. ‘Voor je het weet ben je elke keer anderhalf uur kwijt aan presentaties’, zegt Van der Sande. Zijn advies: regel die informatievoorziening anders. 
  
‘Als tweede valt op dat er in veel raden niet echt wordt gediscussieerd’, zegt Van der Sande. Zijn derde punt sluit hierop aan: de kwaliteit van de gesprekken moet verbeteren. 

Op de vraag vanuit de zaal hoe dit komt, noemt Van der Sande als veel gehoorde reden: er is altijd haast en te weinig tijd. ‘Er wordt veel tijd gestoken in wat je allemaal moet als toezichthouder en te weinig in wat je nodig hebt om je rol echt goed te vervullen’, aldus Van der Sande. 

Het vierde punt dat Van der Sande noemt, is dat de klankbord adviesrol meer ingevuld mag worden. Zijn toelichting dat dit gaat om echt interacteren over richting en hoe je daar als toezichthouder een bijdrage aan levert, roept duidelijk herkenning op bij de aanwezigen. Dat er te weinig tijd wordt gestoken in teamontwikkeling is het vijfde punt dat aan de orde komt. Dit ziet Van der Sande terug in alle sectoren.

Toezicht houden vraagt om andere vaardigheden 

Als bestuurder ben je gericht op sturen, versnellen en interveniëren. In een toezichthoudende rol zijn juist ruimte geven, vertragen en reflecteren belangrijk.

Je bent geen bestuurder, maar ook geen buitenstaander. Je bent betrokken, maar niet operationeel. Je bent verantwoordelijk, maar niet uitvoerend. Hoe ga je om met dit spanningsveld tussen nabijheid en distantie? ‘Jullie weten dit allemaal’, zegt Van der Sande lachend, ‘maar toch daag ik jullie uit. Denk eens na over hoe jij dit doet. Wanneer stap je wel in en wanneer niet?’

Dat deze tegenstellingen lastige situaties opleveren wordt herkend in de zaal. Zo noemt een van de aanwezigen het omzeilen van spreken in de wij- of jullie-vorm. ‘”Wij” voelt niet op zijn plaats omdat je als RvC-lid onafhankelijk bent en “jullie” komt over als wijzen naar.’ Van der Sande herkent dit dilemma in de praktijk. ‘In de adviesrol gaat het vaak over wij en in de controlerol over jullie. Spreek dit gevoel uit in de RvC, leg het op tafel en vind daar samen een weg in’, is zijn advies. 

Wat maakt een commissaris succesvol?

‘Een commissaris begrijpt de dynamiek in de boardroom, heeft zelfinzicht, is complementair aan het team en durft te vertragen en te reflecteren’, benoemt Van der Sande. ‘Daarnaast heb je oog voor de relatie met de Raad van Bestuur, die haar eigen dynamiek heeft en die meeneemt in de gezamenlijke vergaderingen. Ook dat wil je alignen met elkaar’, zegt hij. 

Een van de aanwezigen benoemt de afweging tussen interveniëren en loslaten, zeker als de Raad van Bestuur een ‘goed-nieuws-show’ houdt. In plaats van iemand daar achteraf op coachen, is het belangrijk om ‘de olifant in de kamer te benoemen in het moment’, zegt Van der Sande. ‘Je voelt het en dat durven uitspreken, zie ik weinig’, vult hij aan. 

Wil je je voorbereiden op een RvC-rol?

Dat begint met zelfreflectie, rolbewustzijn, luisteren zonder oordeel en het onuitgesprokene uitspreken. ‘Luisteren zonder oordeel is het allerbelangrijkste dat er is’, zegt Van der Sande. Zijn antwoord op de vraag waarom inhoudelijke vakkennis niet wordt genoemd, is duidelijk: ‘vakkennis behoort tot de basis en is onderdeel van de selectie van de juiste persoon.’

Van individuen naar een effectief team

Van der Sande benadrukt dat een RvC geen verzameling individuen is. ‘Het is een team met een gedeeld doel, collectieve verantwoordelijkheden, een duidelijke rolverdeling en een onderlinge afhankelijkheid’, zegt hij. ‘De focus moet daarom liggen op hoe je dat team zo effectief mogelijk maakt.’ Wat daarvoor nodig is zijn: vertrouwen en openheid, constructieve conflicten, een gezamenlijke visie en reflectie- en evaluatiemomenten. 

Ideale RvC Blueprint geeft inzicht

Weten wat je als team aan elkaar hebt, elkaars kwaliteiten benutten, maar ook de kwetsbaarheden kennen. ‘Wij hebben een model ontwikkeld met een RvC-assessment. Daarbij kijken we naar wat iemand meebrengt binnen de RvC als team, zowel qua competenties als drijfveren’, vertelt Van der Sande. 

Hij laat ter verduidelijking een aantal slides zien waarbij competenties en drijfveren van individuele commissarissen zijn afgezet tegen ‘de box’ van het ideaalprofiel van de RvC.

Deze blueprint van de samenstelling van de RvC is gebaseerd op internationaal onderzoek. ‘Het is dus helemaal niet erg als iemand buiten die box valt’, benadrukt hij, ‘als je dit maar weet van jezelf. Ben je bijvoorbeeld niet zo empathisch, laat dan een ander RvC-lid vooroplopen in een situatie waarbij empathie belangrijk is. Zo gebruik je elkaars krachten.’ 

Nadat verschillende competenties de revue zijn gepasseerd, komt Van der Sande tot de volgende conclusie: ‘Bij een derde van de RvC-leden zien we wat aandachtspunten. Zij zijn minder gevoelig, willen graag sturen, geven eerst gas en vragen achteraf om vergeving en dagen anderen minder uit. Als je je dit realiseert, kun je ook bepalen wat je er mee doet.’

Bij de voorbeelden van drijfveren die Van der Sande laat zien, valt op dat RvC-leden relatief hoog scoren op: zelfredzaamheid, autonomie, innovatie, experimenteren en vrijgevigheid. ‘Zo’n 70% van de RvC-leden wil kansen omarmen en zelf risico’s nemen, maar het is goed om te bedenken of je dat ook altijd moet doen vanuit je RvC-rol’, noemt Van der Sande als voorbeeld.

Het dilemma bespreekbaar maken

‘Het mooiste vind ik om als fly on the wall bij een RvC-vergadering te zitten. Dat gun ik iedereen omdat je dan de patronen ziet die we hier vandaag bespreken’, zegt Van der Sande. De ervaring van sommige aanwezigen is dat helaas niet iedereen ervoor open staat om zich uit te spreken. ‘Daar komt veel persoonlijke moed bij kijken, maar het kan heel bevrijdend zijn’, benoemt een deelnemer. Van der Sande onderschrijft dit: ‘Er is lef voor nodig en soms is het even wennen, zeker voor een old school RvC. Toch zeg ik doen, want het brengt de RvC echt verder.’

Inzichten die Van der Sande de aanwezigen meegeeft zijn: maak tijd voor reflectie en intervisie, maak gebruik van elkaars krachten en bespreek de onderstroom. Daarop inhakend delen meerdere aanwezigen praktische tips om hier vorm aan te geven in de dagelijkse praktijk.

Van voorbijganger naar sparringpartner

Voor veel RvC’s is de zelfevaluatie een ‘jaarlijks moetje’ en dat is zonde omdat er veel meer uit te halen is, vindt van der Sande. ‘Daarom zijn wij als Odgers voorstander van langdurige samenwerkingen.’ Dat is wat hem betreft elke drie jaar een uitgebreide zelfevaluatie, in de andere jaren een beperkte zelfevaluatie (de zogenaamde difficult conversations) en de teamcomplementariteit verankeren bij searches naar nieuwe RvC-leden. 

‘Zo organiseer je stabiliteit, discussies gaan naar een hoger niveau en RvC-leden leren elkaar op een andere manier kennen. Dat maakt het makkelijker om het onbesprokene bespreekbaar te maken’, zegt hij. ‘En om als RvC de vraag te beantwoorden: doen we het juiste?’

___________________________________________________________

Meer weten of sparren over de RvC-rol? Neem contact op met Ed van der Sande.