Het onbesprokene bespreekbaar maken in de RvC

Veel toezichthouders ervaren de jaarlijkse zelfevaluatie als een verplicht ‘afvinklijstje’ om te voldoen aan regelgeving. ‘Begrijpelijk gelet op het vergrootglas waaronder ze liggen. Maar als je ziet hoeveel tijd en energie toezichthouders in hun rol steken om organisaties vooruit te helpen, dan verdienen ze het om op een serieus level aangesproken te worden. Om niet alleen een vragenlijst in te vullen, maar een laag dieper te gaan’, stelt Van der Sande.

Behoefte aan meer diepgang

‘In de praktijk zie ik dat er behoefte is aan meer diepgang, maar dat dit door tijdsdruk vaak onvoldoende wordt ingevuld. Dat vind ik spijtig, omdat je een belangrijk punt mist als je alleen kijkt naar hoe individuen presteren. Ik denk dat zowel de effectiviteit van de RvC of RvT als geheel, als de interactie met hun Raad van Bestuur, directie en omgeving er beter op wordt als er vaker een stap teruggedaan wordt om te kijken naar dat echte interacteren. Die boardroomdynamics zouden veel meer aandacht moeten krijgen.’

‘Deze benadering begint met erkennen dat de RvC een team is. Een bijzonder team weliswaar, want ze komen maar zo’n 5 à 6 keer per jaar bij elkaar, maar het heeft de kenmerken van een team. Als je je dat realiseert, kijk je heel anders naar je werk als RvC en naar de zelfevaluatie. Als team heb je immers een gedeeld doel, je bent wederzijds afhankelijk van elkaar, je hebt een collectieve verantwoordelijkheid en een duidelijke rolverdeling. Daarbij zijn samenwerken, communiceren en je echt uitspreken essentieel. En net dat laatste blijkt regelmatig lastig in een zelfevaluatie zonder externe begeleiding.’

Maak ruimte voor difficult conversations

Is jaarlijkse externe begeleiding dan nodig? ‘Niet per se. Elk jaar is vaak een herhaling van zetten. Een mooie tussenvorm is om het eens in de 2 jaar extern te laten begeleiden en het andere jaar hou je een uurtje difficult conversations. Dan heb je geen agenda, je gaat niet evalueren, maar je reflecteert met elkaar met de benen op tafel onder begeleiding van iemand die geen belang heeft. Waar staan we nou eigenlijk? En daarbij geloof ik ook echt dat het verstandig is om iemand langer die begeleiding te laten doen, omdat je dan meteen op een veel dieper niveau instapt.’ 

‘Zo komen eventuele onuitgesproken zaken naar boven. Mijn ervaring, er is vooraf nooit iets, maar er is altijd iets. Dingen die belangrijk zijn, maar eerder niet gezegd zijn. Bijvoorbeeld, een RvC-lid voelt zich onvoldoende meegenomen in een onderwerp buiten zijn domein. Maar maakt dat niet bespreekbaar, want de ander werkt zo hard, dus kan ik daar wel wat van zeggen.’

‘Of een auditcommissie die alleen kort terugkoppelt, terwijl andere RvC-leden waardevolle input hadden kunnen leveren als zij overwegingen en discussiepunten hadden gekend. Als je niks doet met dit soort zaken, kan dat tot frictie leiden op termijn. En je maakt als team geen gebruik van elkaars krachten. Je hier bewust van worden vergroot de effectiviteit en impact van de RvC.’ 

‘Daarom is het zo belangrijk om het onuitgesprokene uitgesproken te maken met elkaar. Daar zorgen wij voor als we de zelfevaluatie begeleiden. We oordelen niet, maar maken dingen wel duidelijk en bespreekbaar. Daarnaast maken we subjectieve zaken objectief met data.’

Hoe ziet een professionele zelfevaluatie eruit?

‘Een professionele zelfevaluatie start met observeren en inventariseren. We gebruiken daarvoor niet alleen een vragenlijst, maar wonen ook 1 à 2 RvC-vergaderingen bij. Als fly on the wall observeren we de dynamiek in de RvC. Daarna volgen verdiepingsinterviews met de commissarissen waarin we de verkregen informatie verder bespreken. Hoe kijk je hier tegenaan? Welke thema’s zie je het afgelopen jaar? Waar mag meer de focus op liggen?’

‘Daarna volgt de teamscan. Hiervoor gebruiken we twee psychometrische vragenlijsten, LeaderFit en LeaderDrive. Die geven niet alleen inzicht in de competenties en drijfveren van de individuele commissarissen, maar ook in die van de RvC als geheel. Naast de teamterugkoppeling krijgen de commissarissen ook een individuele terugkoppeling. Dat ervaren ze vaak als een cadeau. Een uur van gedachten wisselen met iemand over wat diegene van jou ziet op basis van objectieve data. Wanneer krijg je als RvC-lid nou de mogelijkheid om zo in te zoomen op je eigen ontwikkeling?’

‘In de afsluitende teamsessie brengen we alle resultaten, observaties en inzichten samen. We kijken kort terug en ruimen eventueel oud zeer op om vervolgens de RvC als team vooruit te laten kijken. Met de focus op het nieuwe jaar. We geven bouwstenen mee, zodat de RvC met de verkregen inzichten ook echt stappen voorwaarts zet en de teamcomplementariteit benut.’

Teamscan vergroot zelfinzicht en teaminzicht

Wat levert die teamscan nog meer op? ‘De teamscan geeft inzicht in hoe de commissarissen zich als individu en als team verhouden tot het ideale profiel van de RvC. We bespreken of je je daar bewust van bent als individueel RvC-lid en we kijken of de verschillende RvC-leden elkaar in evenwicht houden qua competenties en drijfveren. Of er in ieder geval iemand in de box van het ideale profiel zit, zoals wij dat noemen.’

‘Neem als voorbeeld de competentie giving direction die je ziet in de afbeelding hieronder. Alle fictieve RvC-leden zitten hier aan de regulating-kant. Terwijl het in een RvC juist van belang is dat je niet te veel instapt. Dit inzichtelijk maken zorgt voor bewustwording bij de zittende RvC-leden. Daarnaast laat het eventuele gaps zien, die je kunt invullen bij de werving en benoeming van een nieuw RvC-lid.’

‘Doordat we met data uit de zelfevaluatie en teamscan zowel individuele als teamfeedback geven, krijg je veel diepere en waardevollere inzichten. RvC-leden begrijpen elkaar beter, spreken elkaar makkelijker aan op gedrag en zetten concrete ontwikkelstappen. Bovendien helpen deze objectieve data bij het voeren van difficult conversations. Dit alles vergroot de effectiviteit van de RvC.’

Meer weten of verder praten over dit thema?

Kom dan naar onze interactieve ontbijtsessie op 14 november 2025: ‘Van leiderschap naar toezicht: wat maakt een commissaris van nu?’ ‘Zowel toezichthouders als leiders die reflecteren op hun volgende stap nodig ik hier graag van harte voor uit.’

Interesse of aanmelden? Neem dan contact op met Ed van der Sande of mail naar events.nl@odgers.com.